Commercial Invoice
Faktura handlowa opisuje strony transakcji, towary, ilości, ceny, walutę i warunki dostawy. Powinna być zgodna z zamówieniem, płatnościami i dokumentami celnymi. Niejasny opis produktu może utrudnić klasyfikację i kontrolę.
Packing List
Packing list przedstawia fizyczną strukturę przesyłki: liczbę opakowań, wagę netto i brutto, wymiary, objętość oraz sposób pakowania. Jest podstawowym dokumentem do porównania z informacjami na B/L i podczas kontroli załadunku.
Dokument transportowy
W zależności od środka transportu może to być Bill of Lading, Sea Waybill, Air Waybill albo kolejowy list przewozowy. Dokument wskazuje trasę, strony, ładunek i sposób zwolnienia przesyłki.
Dokumenty pochodzenia i zgodności
W zależności od produktu mogą być potrzebne świadectwa pochodzenia, deklaracje zgodności, raporty badań, certyfikaty lub dokumenty wymagane przez konkretną branżę. Nie należy zakładać, że dokument pokazany przez dostawcę automatycznie odpowiada konkretnej partii.
Dokumenty celne
Po stronie chińskiej powstaje dokumentacja eksportowa, a po stronie importowej dokumenty zgłoszenia celnego i rozliczenia należności. Dane z faktury, packing list i dokumentu przewozowego powinny tworzyć spójny zestaw.
Zasada jednej specyfikacji
Najwięcej błędów powstaje, gdy handlowiec, fabryka, spedytor i klient pracują na różnych wersjach opisu towaru. Dlatego warto utrzymywać jedną kontrolowaną specyfikację i wykorzystywać ją w dokumentach, kontroli jakości oraz komunikacji.
Materiał edukacyjny. Zakres wymaganych dokumentów zależy od produktu, trasy, warunków dostawy i aktualnych procedur.